Con il lockdown l’utente medio ha scoperto l’esistenza di strumenti alternativi alla riunione fisica e si è entrati così di fatto nel magico periodo del medioevo della comunicazione digitale.
Così come le riunioni fisiche rappresentano uno strumento già abbastanza abusato ed inutile, anche le riunioni virtuali hanno assimilato tutte le caratteristiche principali diventando fin da subito non solo una gigantesca perdita di tempo, ma aggiungendo la perigliosità dello strumento informatico, elemento sul quale l’utente medio si deve scontrare.
Ecco quindi che abbiamo pensato di fare cosa gradita nell’allestire in questa pagina un piccolo prontuario per meglio districarsi nelle giungle delle call via $App_del_giorno. rigorosamente da stampare in molteplici copie e distribuire agli amici e colleghi.
- Anzitutto è abolito il termine riunione, chiamata, conferenza e qualsiasi altro termine della nostra italica lingua. Questo genere di attività può essere chiamata solo call, in qualsiasi contesto, pena la nullità delle decisioni prese durante la riunione. L’unica variante accettata è conference call, ma questo termine è prassi che venga usato da un dirigente/quadro aziendale.
- E’ preferibile scegliere una qualsiasi piattaforma di cui non si è mai sentito parlare fino a qualche giorno prima. Questo stimolerà i vostri colleghi ad installare in continuazione applicazioni scaricate dal web, plugin per browser e altre amenità (e possibilmente anche malware) senza neanche leggere a cosa servano o come debbano essere installate.
- Quando si stabilisce data e ora della call, ricordate di inviare sempre ai vostri partecipanti una invitation su Outlook. Circa il 100% dei vostri contatti non saprà che farsene e almeno la metà di loro neanche avrà Outlook, tuttavia tale pratica mette subito in chiaro chi è il soggetto alfa delle call.
- Stabilito l’orario della riunione arrivate sempre in ritardo e attendete gli altri partecipanti. Diciamo che questo vi permetterà di perdere sempre una mezz’oretta di tempo durante il quale starete ad ascoltare discorsi di cortesia e totalmente inutili. Serve come fase di riscaldamento.
- Poco prima della call aprite tutte le finestre in modo da essere raggiunti da ogni fonte di rumore. Questo darà alla call una tridimensionalità spaziale che servirà a tutti per capire il meno possibile di quello di cui si parla, mantenendo alto il livello della concentrazione.
- Durante le prime fasi della call, una volta raggiunto il numero dei partecipanti, è necessario che ognuno faccia una prova comunicazioni. Ci sarà sempre qualcuno che non riesce a sentire o la cui voce non sarà sentita da nessuno, qualcuno con il microfono guasto o con le impostazioni audio totalmente sballate (e fuori capitolato). Questa fase porta via almeno un altro quarto d’ora se si è fortunati. Uscire e rientrare tutti dalla call è una pratica molto utile e diffusa di team building.
- Durante la call ricordatevi di impostare al massimo il volume della suoneria del telefono, se sarete fortunati una chiamata durante la call renderà incomprensibile agli altri la conversazione, in più farete vedere che siete molto impegnati a far vedere che siete impegnati (cit.). Se proprio volete usare la vibrazione assicuratevi che il telefono sia posto sopra una cassa di risonanza oppure, in alternativa, il più vicino al microfono se non proprio sopra o sotto di esso.
- Sempre durante la call ripetete a nastro concetti già noti e discussi via mail e che sarebbero stati trattati con molta più efficienza via mail. Tanto tutti sanno che nessuno usa le mail perché è da sfigati.
- E’ preferibile che il promotore della call ad un certo punto della stessa si debba assentare per “altri impegni”, troncando a metà la call e con essa la speranza che serva a qualcosa. Questo è molto utile per far capire al gruppo che senza il suo supporto nessuno può andare avanti.
- Al termine della call il galateo prevede il follow up via mail. Qualsiasi cosa voglia dire.